Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) der porta Unternehmensgruppe

Diese Einkaufsbedingungen liegen den Bestellungen der Gesellschaften der Porta Unternehmensgruppe nachfolgend einzeln oder gemeinsam Auftraggeber (AG) genannt zu Grunde.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers (AN) werden auch dann nicht Vertragsinhalt, wenn der AG ihnen im Einzelfall nicht ausdrücklich widerspricht bzw. die Dienstleistung erfolgt oder die Lieferung/ Leistung angenommen wird. Jeglichen Bestätigungen des AN unter Hinweis auf seine Geschäftsbedingungen wird hiermit widersprochen.

Rangfolge

Es gelten für Art und Umfang der beiderseitigen Leistungen in nachstehender Rangfolge, soweit einzelvertraglich nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt wird:

• die Bestellung und deren Anlagen

• die Bestimmungen eines Rahmenvertrags, soweit ein solcher abgeschlossen ist

• diese AEB

• die Ergebnisse der Vergabegespräche/ Vertragsverhandlungen

• dass der Bestellung zugrundeliegende Angebot.

Angebot, Bestellung

Bestellungen bedürfen der Schriftform. Sie ist auch durch elektronische Datenübertragung gewahrt. Dies gilt auch für nachträgliche Änderungen und Ergänzungen. Bestellungen, die der AG mit elektronischer Datenübertragung übermittelt, kann der AN auf gleichem Wege bestätigen.
Der AN ist vor Abgabe eines Angebots verpflichtet, Leistungsverzeichnis und Leistungsbeschreibung-en inklusive aller Anlagen, technischen Angaben und Berechnungen zu prüfen. Sofern der AN bis zur Bestellung etwaigen Änderungs- oder Ergänzungsbedarf nicht schriftlich anzeigt, erklärt der AN sich mit den ihm zur Angebotserstellung vorliegenden Unterlagen und Informationen einverstanden und diese für die Erstellung des Angebots als auskömmlich.
Aus dem Einwand der Unvollständigkeit oder Unstimmigkeit von Unterlagen oder Informationen oder aus der Unkenntnis der spezifischen Gegebenheiten entsteht dem AN kein Anspruch auf Ersatz von Mehrkosten. Der AN erstellt das Angebot kostenlos. Bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 48 EStG ist dem Angebot eine gültige Bescheinigung gem. § 48 b EStG beizufügen.

Liefer-/Leistungszeit

Die in der Bestellung oder im Vertrag angegebenen Termine der Lieferungen/Leistungen sind bindend. Der AN ist verpflichtet, den AG unverzüglich in Textform zu informieren, wenn Umstände eintreten oder ihm erkennbar werden, aus denen sich ergibt, dass der vereinbarte Termin nicht eingehalten werden kann.
Auf das Ausbleiben notwendiger vom AG zu liefernden Unterlagen, Informationen oder Daten kann sich der AN nur berufen, wenn er diese trotz vorheriger schriftlicher Aufforderung nicht innerhalb angemessener Frist erhalten hat.

Erfüllungsort/Versand/Transport

Lieferungen/ Leistungen sind vom AN frei Versandanschrift/ Verwendungsstelle bzw. vereinbartem Ort der Leistungserbringung zu erbringen. Versandvorgaben, insbesondere Versandanschriften, sind genau einzuhalten. Kosten, die durch Nichteinhaltung der Versandvorschriften entstehen, gehen zu Lasten des AN, soweit dieser nicht nachweist, dass er dies nicht zu vertreten hat.
Versandanzeigen sind mit Angabe der besonders kenntlich gemachten Bestelldaten an den AG, die Versandanschrift sowie an evtl. weitere in der Bestellung angegebene Empfängeranschriften zu senden und der Sendung beizufügen.
Die Unterzeichnung von Lieferscheinen dokumentiert allein die Entgegennahme der Lieferungen/ Leistungen und stellt keine Abnahme dar.
Erfüllungsort für Lieferungen/ Leistungen des AN ist die vom AG angegebene Versandanschrift/ Verwendungsstelle bzw. der vereinbarte Ort der Leistungserbringung.

Gewährleistungsrechte

Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte stehen dem AG ungekürzt zu. Der AN haftet für die Mängel-freiheit der Lieferung/ Leistung mit einer Mangelhaftungszeit von 36 Monaten; diese beginnt mit der Ablieferung oder Abnahme der jeweiligen Leistung. Diese Regelung kommt jedoch nur dann zur Anwendung, wenn auf Grund des Vertrages oder gesetzlicher Vorschriften keine längeren Mangelhaftungs- oder Verjährungsfristen gelten. An die vorgenannte Mangelhaftungszeit schließt sich eine 6-monatige Frist an, innerhalb derer sich AG und AN über eine bislang nicht regulierte Schadensanzeige verständigen. Die Verjährungsfrist von Mängelansprüchen verlängert sich um die zwischen Mängelrüge und Mängelbeseitigung liegende Zeit.
Alle während der Mangelhaftungszeit auftretenden Fehler oder Mängel – z. B. wegen nichtvertragsgemäßer Ausführung, minderwertigen Materials oder Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorschriften oder anerkannten Regeln der Technik - sind nach Wahl des AG vom AN auf eigene Kosten zu beseitigen oder durch Neulieferung vertragsgemäß nachzuerfüllen.
Beseitigt der AN auf die erste Mängelrüge des AG hin nicht binnen der gesetzten angemessenen Frist die Fehler und Mängel, ist der AG ohne weitere Androhung und Setzung einer Nachfrist berechtigt, die Beseitigung selbst vorzunehmen oder durch Dritte vornehmen zu lassen und die entstehenden Kosten von den Rechnungsbeträgen des AN abzusetzen bzw. diesem zu belasten.
In Fällen, in denen die Nacherfüllung fehlschlägt, steht dem AG das Recht auf Rücktritt und Minderung zu. Schadensersatzansprüche, insbesondere auch der Anspruch auf Ersatz des Schadens statt der Erfüllung, bleiben unberührt.
Der AG hat das Recht bis zur mangelfreien Abnahme bzw. Lieferung 10 % einer vereinbarten (Abschlags-) Zahlung als Sicherheit einzubehalten. Darüber hinaus ist der AG für die Dauer der Verjährungsfrist von Mängelansprüchen berechtigt, 5 % der Auftragssumme/ des abgerechneten Gesamtbetrags als Sicherheit einzubehalten. Der AN ist berechtigt, anstatt eines Einbehalts dem AG eine kostenlose, unbefristete, unwiderrufliche und selbstschuldnerische Bürgschaft zur Absicherung der Mängelansprüche zu stellen.

Mängelrüge

§ 377 Abs. 1 HGB gilt mit der Maßgabe, dass die Frist zur Untersuchung und Rüge eines offenen Mangels der Ware 20 Bankarbeitstage ab Entgegennahme der Lieferung, bei versteckten Mängeln 14 Kalendertage ab Entdeckung des Mangels beträgt.

Preise

Soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt wurde, sind die in der Bestellung genannten Preise Festpreise zzgl. Umsatzsteuer. Bei fehlenden Preisangaben behält sich der AG die Anerkennung der später berechneten Preise vor.
Die Preise verstehen sich, so weit in der Bestellung nicht anderes vereinbart ist, frei Haus einschließlich Verpackung, Zoll, Abladen/Entladen und Versicherung bis zur angegebenen Versandanschrift/ Verwendungsstelle. Soweit der AG oder der Abnehmer die Verpackungen nicht behält, werden diese auf Kosten des AN zurückgesandt.

Rechnungslegung und Zahlung

Die Rechnung muss den Anforderungen der §§ 14, 14 a UStG genügen. Die Rechnung ist in einfacher Ausfertigung und unter gesonderter Ausweisung der im Liefer-/ Leistungszeitpunkt geltenden Umsatzsteuer an den in der Bestellung genannten Rechnungsempfänger und die dort angegebene Rechnungsanschrift unter Nennung der angegebenen Bestellnummer zu senden.
Geleistete Anzahlungen/ Abschlagszahlungen sind in der Rechnung einzeln auszuweisen. Der AN von Bauleistungen hat in der Rechnung, die ihm vom Finanzamt erteilte, Steuer-Nummer anzugeben. Bei Pauschalpreisen muss sich der AN die durchgeführten Leistungen vom AG bescheinigen lassen.

Alle Zahlungen vom AG haben folgende Voraussetzungen:

1. Ordnungsgemäße und vollständige Lieferung/ Leistung bzw. Abnahme

2. Stellen der einzelvertraglich vereinbarten Sicherheiten/ Bürgschaften

3. Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung gemäß diesen Anforderungen

4. Eingang der Mengen- und Qualitätsnachweise (gemeinsames Aufmaß, Stundenzettel, Werksbescheinigungen, Atteste, Abnahmeberichte usw.), soweit letztere zum Lieferumfang gehören.

Werden die im Vertrag genannten Zahlungsbedingungen erfüllt, erfolgt die Zahlung – vorbehaltlich abweichend vereinbarter Zahlungsbedingungen – 20 Bankarbeitstage nach Rechnungseingang.
Eine vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus. Ein Vorbehalt gegen die Schlusszahlung ist dem AG innerhalb von zwei Wochen nach Eingang schriftlich zu erklären. Der Vorbehalt wird hinfällig, wenn nicht innerhalb eines Monats nach dem Empfang der Schlusszahlung die Nachforderung in einer prüfbaren Rechnung eingereicht wurde oder, wenn dies nicht möglich ist, der Vorbehalt stichhaltig begründet wird.

Reisekosten und sonstige Auslagen

Für den Fall, dass im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen Pflichten Reiseaufwand entsteht, übernimmt der Auftraggeber diese ausschließlich in folgendem Umfang:

1. Bahnfahrten 2. Klasse

2. Flüge Economy

3. Fahrten mit einem Kraftfahrzeug 30 Cent/ Kilometer auf der kürzesten Strecke

4. Übernachtungen im Hotel bis 100,00 EURO / Nacht

Keine Schutzrechtsverletzung

Der AN gewährleistet, dass durch die Lieferung und Nutzung der Vertragsleistungen Urheberrechte oder sonstige Schutzrechte Dritter nicht verletzt werden. Der AN wird den AG und seine Konzerngesellschaften und alle vertragsgemäßen Leistungsempfänger von etwaigen Ansprüchen Dritter wegen der Verletzung dieser Rechte freistellen und im in jedem Einzelfall schadlos halten.

Geheimhaltung

Der AN wird alle Informationen, die ihm der AG im Zusammenhang mit dem Vertrag zugänglich macht („Vertrauliche Informationen“), uneingeschränkt vertraulich behandeln und ausschließlich zur Erfüllung des Vertrags verwenden.
Soweit sich unter den Vertraulichen Informationen personenbezogene Daten befinden, gelten nachfolgenden Regelungen zum Datenschutz vorrangig.

Datenschutz

Der AG verarbeitet die vom AN im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis überlassenen personenbezogenen Daten von Mitarbeitern des AN und sonstigen Daten zum Zwecke der Begründung, Beendigung und Durchführung des Vertragsverhältnisses im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts in seiner jeweils gültigen Fassung. Sofern und soweit für den Zweck des konzernweiten Einkaufs erforderlich, übermittelt der AG im Rahmen einer zentralen Stammdatenhaltung diese Daten an die betroffenen Konzerngesellschaften. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht.
Der AN ist verpflichtet, seine Mitarbeiter, die bei der Durchführung des Vertrages eingebunden sind, darüber zu informieren, dass und in welchem Umfang der AG diese Daten der Mitarbeiter verarbeitet.

Sofern der AN aus dem Vertragsverhältnis heraus personenbezogene Daten verarbeitet, die ihm

• Zur eigenverantwortlichen Verarbeitung

• Zum Zwecke der Verarbeitung im Auftrag des AG (Auftragsverarbeitung)

• Aufgrund einer gemeinsamen Verantwortlichkeit aller Beteiligten für personenbezogene Daten

vom AG offengelegt oder überlassen wurden, gelten die Bestimmungen der Bestellung.

Personenbezogene Daten, die vom AG übergeben wurden, dürfen vom AN nicht zum Zwecke der Werbung oder Marktforschung genutzt oder an Dritte übermittelt werden, es sei denn, dass der AG hierfür eine ausdrückliche schriftliche Zustimmung erteilt hat.

Subunternehmer

Sollte der AN Subunternehmer einschalten, so haben diese die erforderlichen Bescheinigungen neusten Datums des Finanzamtes, der Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaften, sowie erforderlichenfalls Arbeitserlaubnisse zur Vorlage bei dem AG zu übergeben.

Compliance

Die Porta Unternehmensgruppe steht uneingeschränkt für Integrität und Compliance. Der AG misst ferner sozialer Verantwortung im Rahmen unternehmerischen Handelns eine überragende Bedeutung zu. Deshalb verpflichtet sich der AN alle erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Korruption und anderen strafbaren Handlungen zu ergreifen.

Der AN verpflichtet sich, alle gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz von Arbeitnehmern einzuhalten, insbesondere sämtliche Bestimmungen zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns, zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge nach dem Arbeitnehmerentsendungsgesetz (AentG)und nach dem Mindestlohngesetz zu beachten.

Der AG steht weiterhin uneingeschränkt zu sämtlichen gesetzlichen Sorgfaltspflichten, die das Lieferkettensorgfaltsgesetz (LieferkSG) regelt und erwartet vom AN ebenfalls, sämtliche Sorgfaltsregeln dieses Gesetzes zu beachten.