die porta Unternehmensgruppe ist eines der größten, familiengeführten Einrichtungsunternehmen Deutschlands und verbindet wirtschaftlichen Erfolg mit gesellschaftlicher Verantwortung. Um erfolgreich zu sein, ist es für uns entscheidend, dass jeder unserer Mitarbeiter* unsere Unternehmensgrundsätze versteht und lebt:
„Zuverlässigkeit, persönliches Engagement und Fairness“
Unser Grundsatz „Fairness“ legt für uns als Familienunternehmen fest, dass wir uns jederzeit und an jedem Ort regelkonform verhalten. Nichts ist wichtiger, als unsere Integrität als Unternehmen und Einzelperson zu wahren. Nur so erhalten wir uns das Vertrauen unserer Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.
Als porta Unternehmensgruppe sind wir strengstens verpflichtet, Gesetze, sonstige Rechtsvorschriften, Arbeits- und Organisationsanweisungen sowie ethische Grundsätze einzuhalten. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass auch sie sich daran halten. Dieses Engagement muss in der gesamten Organisation fest verankert sein, damit jeder Mitarbeiter auch ein guter Botschafter unseres Unternehmens ist: ein portaner!
Außerdem können wir nur durch korrektes Verhalten erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken vermeiden. Solche Risiken beschädigen nicht nur den guten Ruf unseres Unternehmens, sondern können auch zu einem finanziellen Schaden führen.
Dieser von der Holding sowie den Geschäftsführungen der unterschiedlichen Gesellschaften der porta Unternehmensgruppe verabschiedete Verhaltenskodex soll Ihnen dabei helfen, als verbindliche Unternehmensrichtlinie die wesentlichen Grundsätze für regelkonformes Verhalten zu vermitteln. Er gilt für alle Mitarbeiter und hilft uns dabei, die richtige Entscheidung zu treffen. Auch wenn er nicht jede Situation beschreiben kann, mit der Sie konfrontiert sein könnten, wird Ihnen dieser Verhaltenskodex eine gute Richtschnur für Ihre tägliche Arbeit sein.
Wenn Sie Fragen haben oder Beratung benötigen, wenden Sie sich bitte an die zentrale Compliance-Stelle (compliance@porta.de) oder Ihre Vorgesetzten, die Ihnen gerne weiterhelfen werden.
Lassen Sie uns gemeinsam durch Integrität bei der Durchführung unserer Geschäfte und im Unternehmensalltag das Ansehen und damit auch den wirtschaftlichen Erfolg der porta Unternehmensgruppe dauerhaft sichern.
Unsere Grundsätze
I. Allgemeine Verhaltensanforderungen
1. Gesetzestreue
Wir halten uns bei allen Handlungen, Maßnahmen, Verträgen und sonstigen Vorgängen der porta Unternehmensgruppe an die geltenden Regeln und Gesetze. Jeder Mitarbeiter muss sich eigenverantwortlich darüber informieren, welche Gesetze, sonstigen Rechtsvorschriften, Arbeits- und Organisationsanweisungen für seine Tätigkeit gelten. Er ist verantwortlich dafür, diese einzuhalten und zu wahren. Die porta Unternehmensgruppe wird alles Notwendige veranlassen, um die Mitarbeiter dabei zu unterstützen und geeignete Informationen zur Verfügung stellen. Die operativen Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass in ihren Verantwortungsbereichen keine Verstöße gegen Gesetze, sonstige Rechtsvorschriften, Arbeits- und Organisationsanweisungen oder diesen Verhaltenskodex geschehen.
WIR VERHALTEN UNS GESETZESTREU.
2. Ansehen/Der gute Ruf
Wir haben bei der Erfüllung unserer Aufgaben auf das Ansehen der porta Unternehmensgruppe zu achten. Dieses wird wesentlich durch unser Verhalten und unser Auftreten mitbestimmt.
WIR WAHREN DEN RUF UNSERES UNTERNEHMENS.
3. Respekt
Wir respektieren Menschenrechte, insbesondere die Würde und das allgemeine Persönlichkeitsrecht jedes Einzelnen. Wir dulden keine Benachteiligung aufgrund von Alter, Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Herkunft, Religion, politischer Anschauung oder Behinderung. Kinder- oder Zwangsarbeit lehnen wir ab! Da wir ein bodenständiges Familienunternehmen sind, gehen wir fürsorglich miteinander
um und achten gegenseitig darauf, dass es uns gut geht. Wir haben aufrichtiges Interesse an unseren Kolleginnen und Kollegen und helfen uns untereinander. Arbeitskollegen werden weder lächerlich gemacht noch ausgeschlossen. Wir helfen uns untereinander und sind unseren Kollegen gegenüber loyal, zeigen Teamgeist und behandeln unser Gegenüber fair.
Unser Führungsstil ist mitarbeiter-, kunden-, ziel- und ergebnisorientiert. Dazu nutzen wir Unternehmenskennzahlen, leiten Maßnahmen ab und halten diese schriftlich fest. Unser Ziel ist es, jeden Tag besser zu werden: Wir stärken Stärken und reduzieren Schwächen. Wir generieren Wertschöpfung durch gelebte Wertschätzung.
Ein Mitarbeiter darf nie Angst davor haben, die Wahrheit zu sagen. Wenn aus Angst gelogen wird, können auf Grund der fehlerhaften Informationen nicht die richtigen Entscheidungen getroffen werden. Haben Sie keine Angst, die Wahrheit zu sagen, denn es ist ein Zeichen von Stärke.
WIR GEHEN RESPEKTVOLL MITEINANDER UM.
II. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten
1. Wettbewerbs- und Kartellrecht
Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, die kartellrechtlichen Vorschriften zu beachten. Unzulässig sind insbesondere Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Verhinderung oder Einschränkung des Wettbewerbs bewirken oder bezwecken. Dazu zählen z. B. Gebiets- oder Kundenaufteilungen unter Wettbewerbern, Absprachen oder Informationsaustausch zu Preisen, Lieferbeziehungen und deren Konditionen sowie zu Kapazitäten oder zum Angebotsverhalten. Generell sollten wir die Zahl der Wettbewerberkontakte auf ein notwendiges Minimum beschränken. Wir dürfen
die Marktstellung der porta Unternehmensgruppe nicht rechtswidrig ausnutzen.
WIR FÜHREN EINEN FAIREN WETTBEWERB.
2. Lieferanten- und Kundenbeziehungen
Wir wählen unsere Lieferanten und sonstigen Vertragspartner auf wettbewerblicher Basis aus. Dabei orientieren wir uns an objektiv nachvollziehbaren Kriterien wie Preis, Qualität und Leistung, aber auch an der Integrität unserer Vertragspartner. Sie sind verpflichtet, Ihrem Vorgesetzten oder der Compliance-Stelle mitzuteilen, wenn Sie private Aufträge für die Unternehmensgruppe ausführen oder wenn Ihr persönliches Interesse das Auswahlverfahren von Dienstleistern und/oder Vertragspartnern beeinflussen
könnte.
WIR HANDELN OBJEKTIV.
3. Korruption, Gewährung und Annahme von Zuwendungen
Wir gehen gegen jede Form von Korruption vor: „Korruption ist der Missbrauch anvertrauter Macht zum privaten Nutzen oder zum eigenen Vorteil.“ Jeder Mitarbeiter darf im geschäftlichen Verkehr keine materiellen Vorteile (Geschenke, Zuwendungen, Einladungen und andere Gefälligkeiten) für sich oder Dritte fordern, annehmen oder selbst gewähren. Wir vermeiden dadurch, dass der Eindruck der (versuchten) unlauteren Beeinflussung eines Entscheidungsprozesses entstehen kann. Dies gilt auch für die Teilnahme an Bonussystemen von Lieferanten und Kunden. Rabatte und andere Vergünstigungen, die
uns Geschäftspartner anbieten, nehmen wir nur an, wenn sie allen Beschäftigten der porta
Unternehmensgruppe gewährt werden. Freiwillige Sachgeschenke, Bewirtungen, Einladungen und sonstige Zuwendungen dürfen Mitarbeiter nur dann gewähren und annehmen, wenn sie keinen unangemessenen Wert haben und einem geschäftlichen Anlass dienen. Bei der Prüfung, was als angemessen anzusehen ist, orientiert sich die porta Holding an
einem Wert von 50 EURO je Einzelfall. Sobald Sie Zweifel über die Angemessenheit von Geschenken, Zuwendungen oder Einladungen haben, müssen Sie vorab die Einwilligung Ihrer zuständigen Geschäftsführung einholen. Dies gilt vor allem - unabhängig vom Wert - immer auch bei Zuwendungen an politische Parteien, Amts- und Mandatsträger.
WIR SAGEN „NEIN“ ZU KORRUPTION.
4. Spenden und Sponsoring
Wir unterstützen im Rahmen unserer gesellschaftlichen Verantwortung soziale, kulturelle und sportliche Projekte und Veranstaltungen, insbesondere, wenn diese als gemeinnützig anerkannt sind. Spenden und Sponsorengelder dürfen nur im Rahmen der jeweiligen Rechtsordnung vergeben werden. Über die Vergabe solcher Spenden und Sponsorengelder entscheidet ausschließlich die porta Holding.
WIR FÖRDERN ANGEMESSEN UND IM GESETZLICHEN RAHMEN.
III. Umgang mit Informationen
1. Datenschutz und Geheimhaltung
Wir sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und wir müssen aktiv dazu beitragen, dass personen- und geschäftsbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Dabei halten wir uns an die aktuelle Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. Wir halten vertrauliche Geschäftsinformationen oder Betriebsgeheimnisse während und auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses geheim.
WIR BEHANDELN SENSIBLE DATEN VERTRAULICH.
2. Berichterstattung
Wir stellen sicher, dass Aufzeichnungen, Berichte und Fotos (intern wie extern) korrekt und wahrheitsgemäß sind. Dazu müssen diese stets vollständig, richtig sowie zeit- und systemgerecht sein. Eine Verwendung von vertraulichen Informationen erfolgt ausschließlich im Interesse der porta Unternehmensgruppe und nach Absprache mit der porta Holding.
WIR DOKUMENTIEREN KORREKT UND ZEITNAH.
IV. Umgang mit Firmeneigentum
Wir gehen sorgfältig mit Firmeneigentum um. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um materielle oder immaterielle Werte handelt. Vermögensgegenstände schützen wir vor Verlust, Beschädigung, Diebstahl, Missbrauch und unerlaubter Nutzung. Ohne Erlaubnis des Vorgesetzten darf kein Firmeneigentum für private Zwecke genutzt oder vom Firmengelände entfernt werden. Sie sind verpflichtet, finanzielle Mittel sparsam im Sinne des Unternehmens einzusetzen, um unnötige Kosten zu vermeiden.
WIR ACHTEN UND SCHÜTZEN FIRMENEIGENTUM.
V. Interessenkonflikte
Wir vermeiden Interessenskonflikte. Das bedeutet, dass wir immer und ausschließlich im Interesse der porta Unternehmensgruppe handeln. Persönliche Interessen oder Beziehungen dürfen die geschäftliche Tätigkeit zu keinem Zeitpunkt beeinflussen. Das bedeutet, dass auch die Ausübung einer Nebentätigkeit nur mit vorheriger Zustimmung zulässig ist. Darüber hinaus müssen die Personalabteilung und die Geschäftsführung zustimmen, wenn Mitarbeiter der porta Unternehmensgruppe Geschäfte mit Unternehmen tätigen, bei denen Familienmitglieder beschäftigt sind und dadurch Einfluss auf die Geschäftsbeziehung genommen werden kann. Grundsätzlich darf kein Mitarbeiter eine Beteiligung an
Lieferanten und Unternehmen halten, die eine Leistung für die porta Unternehmensgruppe erbringen oder erbringen wollen.
WIR HANDELN STETS IM INTERESSE DES UNTERNEHMENS.
VI. Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz
Jeder Einzelne von uns ist für den Schutz von Menschen und Umwelt in unserem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Wir vermeiden Gefährdungen, versuchen die Einwirkungen auf die Umwelt möglichst gering zu halten und gehen sparsam mit Ressourcen um. Außerdem halten wir alle Gesetze, Vorschriften und Richtlinien zur Arbeitssicherheit und zum Umweltschutz ein. Jeder Mitarbeiter der porta Unternehmensgruppe ist verpflichtet, dazu regelmäßig an einer Unterweisung teilzunehmen.
WIR SCHÜTZEN UNS UND UNSERE UMWELT.
VII. Hinweise
Wir haben das Recht und die Pflicht, gegenüber unserem Vorgesetzten oder der Compliance-Stelle auf Umstände hinzuweisen, die auf einen Verstoß gegen Gesetze, sonstige Rechtsvorschriften, Arbeits- und Organisationsanweisungen sowie die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Regelungen hindeuten. Ein solcher Hinweis kann auch anonym gegeben werden. Kein Mitarbeiter, der einen solchen Hinweis gibt, hat mit arbeitsrechtlichen Sanktionen zu rechnen; dies gilt auch, wenn sich der Hinweis als unbegründet erweist. Allerdings dürfen Sie nicht mutwillig falsche Tatsachen vortragen. Die Hinweise werden vertraulich untersucht. Falls dieses erforderlich ist, werden geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen.
WIR ÜBERNEHMEN VERANTWORTUNG.
VIII. Rechtskonformes Verhalten
Die Umsetzung des Verhaltenskodex und die Sicherstellung seiner Einhaltung sowie weiterer, unternehmensintern festgelegter Regeln ist die Aufgabe unserer Führungskräfte.
Verstöße gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex können zu disziplinarischen Maßnahmen und zu arbeitsrechtlichen Sanktionen führen. Dazu können auch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie weitere rechtliche Schritte gehören.
WIR HALTEN UNS AN DEN VERHALTENSKODEX.
Die Geschäftsführung der porta Holding ist für die Genehmigung und Veröffentlichung dieses Verhaltenskodex verantwortlich. Der Verhaltenskodex wird regelmäßig überprüft, um festzustellen, ob Überarbeitungen angesichts von Gesetzesänderungen nötig sind, und um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter die von uns erwarteten, hohen ethischen und rechtlichen Standards erfüllen.
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die Verwendung dreierlei Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für jedes Geschlecht.
